Bautagebuch aufbewahren: Welche Fristen sind zu prüfen?

Verjährung ist keine allgemeine Aufbewahrungspflicht

§ 634a BGB regelt die Verjährung bestimmter Mängelansprüche. Daraus folgt nicht für jedes Bautagebuch eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gleicher Länge. Verträge und besondere Umstände können für die Dokumentation zusätzlich relevant sein. Lasse die für deinen Auftrag geltenden Vorgaben prüfen, bevor du Unterlagen löschst.

Dokumentarten getrennt einordnen

Ein Projektarchiv kann Tagesberichte, Fotos, Schriftwechsel, Lieferscheine und Rechnungsbelege enthalten. Für diese Unterlagen können unterschiedliche Regeln gelten. § 257 HGB unterscheidet unter anderem zehn Jahre für bestimmte Buchführungsunterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für weitere dort genannte Unterlagen. Ob ein konkreter Bericht darunter fällt, muss anhand seines Inhalts und seiner Funktion geprüft werden. Steuerliche Vorgaben aus § 147 AO sind zusätzlich zu berücksichtigen. Eine pauschale Zuordnung aller Bautagebücher zu zehn oder dreißig Jahren ist nicht belastbar.

Eine Fristenliste pro Projekt führen

Halte fest, welche Dokumentarten vorliegen, wer die Frist geprüft hat, auf welcher Grundlage sie beruht und wann sie beginnt. Dokumentiere Vertragsvorgaben und offene Verfahren getrennt. Eine pauschale Regel „alles zehn Jahre“ ersetzt diese Einordnung nicht. Bei unklaren steuerlichen oder rechtlichen Anforderungen unterstützt die zuständige Fachberatung.

Lesbarkeit und Zugriff praktisch prüfen

Prüfe regelmäßig anhand eines Testexports, ob Berichte und Anlagen lesbar, vollständig und wiederauffindbar sind. Bewahre Quellen zusammen mit ihrem Projektbezug auf, regle Zugriffsrechte und teste die Wiederherstellung eines Backups. Eine Cloud oder ein PDF allein garantiert weder dauerhafte Verfügbarkeit noch die Erfüllung aller Archivierungsvorgaben.

Was bautagebuch.org dabei unterstützt

bautagebuch.org verbindet Baustellenquellen mit Berichtsentwurf und Freigabe und bietet einen PDF-Export. Welche Daten wie lange verfügbar sind, ergibt sich aus den geltenden Vertrags- und Datenschutzregelungen; eine unbegrenzte oder automatisch gesetzeskonforme Archivierung wird hier nicht zugesagt. Kläre Export und weitere Aufbewahrung insbesondere vor einer Kontolöschung oder Vertragsbeendigung. Produktablauf, Datenschutzerklärung und Kontakt.

Checkliste vor einer Löschung

• Dokumentart und Inhalt eingeordnet?
• Gesetzliche und vertragliche Anforderungen geprüft?
• Fristbeginn und verantwortliche Person festgehalten?
• Laufende Verfahren oder Prüfungen berücksichtigt?
• Export, Anlagen und Lesbarkeit kontrolliert?
• Datenschutz und erforderliche Löschung ebenfalls berücksichtigt?

Bei offenen Streitigkeiten oder Prüfungen die Löschung betroffener Unterlagen zunächst mit der zuständigen Fachberatung klären. Diese Übersicht ist eine allgemeine Arbeitshilfe und keine individuelle Rechtsberatung.