Datenschutz

1. Verantwortlicher

Johannes Paffrath
Saltemerstr. 12
51702 Bergneustadt
Telefon: 02261 991 39 99 (Service-Hotline)
E-Mail: support@bautagebuch.org

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihnen bautagebuch.org bereitzustellen, Verträge abzuwickeln, Sicherheit zu gewährleisten und Support anzubieten.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. IT-Sicherheit)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit erforderlich)

3. Zugriffsdaten beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet der Server technisch erforderliche Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, URL, User-Agent, Statuscode), damit die Seite ausgeliefert und abgesichert werden kann.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir insbesondere Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolleninformationen, Tarifdaten, Einstellungen und technische Metadaten. Vor der Anmeldung ist eine E-Mail-Bestätigung erforderlich.

5. Messenger-Nutzung (Telegram und WhatsApp)

Für die Messenger-Funktionen verarbeiten wir kanalbezogene Kennungen (Telegram-ID bzw. Telefonnummer), Rollen, Projektzuordnungen, Dokumentationsinhalte, hochgeladene Bilder, Sprachnotizen, Videos, Dokumente, Standortdaten, Wetterangaben und Zeitstempel. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der vertraglich vereinbarten Baustellen-Dokumentation.

Telegram: Bei Nutzung des Telegram-Bots werden Daten über die Infrastruktur von Telegram FZ-LLC (Dubai, VAE) übertragen. Die Nutzung ist freiwillig. Hinweise zur Datenverarbeitung durch Telegram erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Telegram.

WhatsApp: Bei Nutzung der WhatsApp-Funktion werden Daten über die WhatsApp Business API von Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) verarbeitet. Meta verarbeitet dabei Ihre Telefonnummer, Nachrichteninhalte, Medien und Zustellinformationen. Die Nutzung ist freiwillig. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

Die Nutzung beider Messenger-Funktionen ist freiwillig — die Kernfunktionen von bautagebuch.org können auch ohne Messenger über das Web-Dashboard genutzt werden.

6. Projekt- und Dokumentationsdaten

Im Rahmen der Nutzung werden je nach Funktionsumfang u. a. Projektnamen, Mitarbeiternamen, Tagesnotizen, Aufgaben, Berichte, Foto-Metadaten sowie Prüfinformationen (z. B. Hash-Werte und Zeitstempel) verarbeitet und gespeichert.

6a. Arbeitszeiterfassung (optional, ab Pro-Paket)

Aktiviert der Kontoinhaber die Zeiterfassung, verarbeiten wir Stempel-Nachrichten aus dem Messenger („bin da", „Feierabend", Pausenmeldungen) sowie daraus berechnete Arbeitszeitdaten: Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen, Stundensummen, Projektzuordnung und Korrekturen einschließlich Korrekturgrund (Audit-Protokoll). Standortdaten (GPS) werden im Rahmen der Zeiterfassung nicht erfasst.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) im Auftrag des Kontoinhabers (Arbeitgebers), der datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Arbeitszeiterfassung seiner Mitarbeiter ist. Der Arbeitgeber verarbeitet die Arbeitszeitdaten zur Erfüllung seiner gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 17 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG) sowie für Stundenzettel und Lohnabrechnung; die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens zwei Jahre.

7. E-Mail-Versand

Wir versenden System-E-Mails wie Verifizierung, Passwort-Reset, Einladungen und Hinweise zur Testphase. Der Versand erfolgt über unseren SMTP-Dienstleister. Dabei werden Empfängeradresse, Versandzeitpunkt und technische Versandinformationen verarbeitet.

8. Zahlungsabwicklung

Für Zahlungen, Paketwechsel und Abrechnungsprozesse nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland). Stripe verarbeitet die für die Abwicklung notwendigen Vertrags- und Zahlungsdaten. Es gelten ergänzend die Datenschutzinformationen von Stripe.

9. Cloud-Speicher

Alle Daten werden standardmäßig in der Bautagebuch Cloud verarbeitet und gespeichert. Wir nutzen zwei Dienste der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland:

• Anwendungs-Server (Rechenzentrum Gunzenhausen): Applikationslogik, Datenbank, temporäre Dateiverarbeitung.
• Object Storage (Rechenzentrum Nürnberg, Region NBG1): Persistente Speicherung von Foto- und Audio-Dateien, Berichts-PDFs und Backups.

Beide Standorte liegen in Deutschland; eine Übermittlung in Drittländer findet hier nicht statt.

9a. Optionale Cloud-Backups (Google Drive / Microsoft OneDrive)

Auf Wunsch können Sie Ihr Bautagebuch-Konto über OAuth mit Google Drive oder Microsoft OneDrive verbinden, damit Berichte und Foto-Backups automatisch in Ihren persönlichen Cloud-Speicher synchronisiert werden. Die Funktion ist optional und standardmäßig deaktiviert.

• Google Drive: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Anbieter im EU-Raum). Daten werden in das Google-Konto des Nutzers übertragen; eine Verarbeitung kann auch in den USA stattfinden. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Microsoft OneDrive: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Daten werden in das Microsoft-Konto des Nutzers übertragen; Verarbeitung kann in den USA erfolgen. Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive OAuth-Verbindung). Sie können die Verbindung jederzeit in Ihrem Konto trennen; danach werden keine weiteren Daten in die externe Cloud übertragen.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist, z. B. an:

• Hosting- und Object-Storage-Dienstleister (Hetzner Online GmbH, Deutschland)
• E-Mail-Dienstleister (Hostinger, Litauen/EU)
• Zahlungsdienstleister (Stripe Payments Europe, Limited, Irland/EU)
• Messenger-Dienst WhatsApp (Meta Platforms Ireland Limited, Irland/EU — für WhatsApp Business API Bot-Kommunikation)
• Messenger-Dienst Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai — für Telegram-Bot-Kommunikation)
• KI-Dienstleister (OpenAI, Inc., USA — für Sprachnotiz-Verschriftlichung und Berichtserstellung, Verarbeitung auf Basis von Art. 28 DSGVO mit Standardvertragsklauseln)
• KI-Dienstleister (Anthropic, PBC, USA — für KI-gestützte Berichtserstellung und Textverarbeitung, Verarbeitung auf Basis von Art. 28 DSGVO mit Standardvertragsklauseln)
• Webanalyse (Google Ireland Limited, Irland/EU — Google Analytics 4, nur mit Einwilligung)
• Werbe-Conversion-Tracking (Google Ireland Limited, Irland/EU — Google Ads, nur mit Einwilligung)
• Werbe-Conversion-Tracking (Meta Platforms Ireland Limited, Irland/EU — Meta-Pixel auf Facebook/Instagram, nur mit Einwilligung)
• Optional bei aktivierter Backup-Funktion: Google Ireland Limited (Drive) bzw. Microsoft Ireland Operations Limited (OneDrive)

11. Drittlandübermittlung

Im Rahmen der KI-gestützten Sprachnotiz-Verarbeitung und Berichtserstellung werden Daten an OpenAI, Inc. (USA) sowie an Anthropic, PBC (USA) übermittelt. Beide Übermittlungen erfolgen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Für die WhatsApp-Kommunikation werden Daten über die WhatsApp Business API von Meta Platforms Ireland Limited (Irland/EU) verarbeitet. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; eine Datenverarbeitung kann auch in den USA stattfinden. Die Nutzung der WhatsApp-Funktion ist freiwillig.

Für die Telegram-Kommunikation werden Daten über die Infrastruktur von Telegram FZ-LLC (Dubai, VAE) verarbeitet. Telegram betreibt Server in verschiedenen Ländern. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie vor der Verbindungsherstellung auf unserer Verbindungsseite erteilen. Die Nutzung der Telegram-Funktion ist freiwillig. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit einem Klick widerrufen — über den Trennen-Link in Ihren Kontoeinstellungen, im Bot-Menü oder unter bautagebuch.org/disconnect/[Ihr-Token].

Bei aktivierter Werbe-/Analyse-Einwilligung können Daten in Form von Cookie-IDs und Event-Daten an Google LLC (USA) sowie Meta Platforms, Inc. (USA) übermittelt werden. Beide Anbieter sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt zusätzlich auf Basis von Standardvertragsklauseln. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Footer-Link „Cookie-Einstellungen" widerrufen.

Die Zahlungsabwicklung über Stripe erfolgt innerhalb der EU (Irland).

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen:

• Kontodaten (Name, E-Mail, Einstellungen): Für die Dauer der Nutzung, nach Kontolöschung innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht
• Projekt- und Dokumentationsdaten (Fotos, Berichte, Notizen): Für die Dauer der Nutzung, nach Kontolöschung innerhalb von 30 Tagen gelöscht
• Arbeitszeitdaten (Zeiterfassung): Für die Dauer der Nutzung, keine automatische Löschung während des Vertragsverhältnisses; nach Kontolöschung innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers von mindestens 2 Jahren (§ 17 MiLoG) bleibt unberührt — vor einer Kontolöschung sind die Stundennachweise als PDF/CSV zu exportieren
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Server-Zugriffsprotokolle (IP-Adresse, User-Agent): Maximal 14 Tage
• Backups: Datenbank-Backups maximal 7 Tage, Datei-Backups maximal 14 Tage
• Cookies: Siehe Abschnitt 14

13. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.

14. Cookies und Webanalyse

Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen erfolgt gemäß § 25 TDDDG. Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gesetzt. Analyse-Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG gespeichert.

Technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookie (bautagebuch.sid) — Authentifizierung nach Login, httpOnly, Laufzeit 14 Tage, wird bei Logout gelöscht
• Consent-Einstellung (bt_cookie_consent) — Speichert Ihre Cookie-Einstellungen im lokalen Speicher des Browsers (localStorage), kein Ablauf

Statistik- und Werbe-Cookies (nur mit Einwilligung):

Wir nutzen mehrere Drittanbieter-Dienste für Statistik und Werbung. Alle Scripts werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner geladen und aktiviert. Ohne Einwilligung werden weder Cookies gesetzt noch Daten an die jeweiligen Anbieter übermittelt — es findet keinerlei Verbindung zu deren Servern statt (Consent Mode v2, Default-Deny).

Google Analytics 4 — Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck: anonyme Reichweiten- und Nutzungsanalyse. Bei Einwilligung gesetzte Cookies:

• _ga — Unterscheidung von Nutzern, Laufzeit 2 Jahre
• _ga_* — Sitzungsstatus, Laufzeit 2 Jahre

Google Ads — Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck: Messung von Conversions aus Google-Suchanzeigen und Remarketing. Bei Einwilligung gesetzte Cookies:

• _gcl_au — Conversion-Linker, Laufzeit 90 Tage
• NID, IDE (Google-Domain) — Werbe-Personalisierung, Laufzeit bis 13 Monate

Meta-Pixel (Facebook/Instagram) — Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Zweck: Messung von Conversions aus Meta-Anzeigen und Custom-Audiences-Bildung. Bei Einwilligung gesetzte Cookies:

• _fbp — Pixel-Identifier, Laufzeit 90 Tage
• fr (Facebook-Domain) — Werbe-Personalisierung, Laufzeit 90 Tage

Die Datenverarbeitung erfolgt jeweils auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). IP-Adressen werden — soweit vom Anbieter unterstützt — vor der Speicherung gekürzt/anonymisiert; insbesondere bei GA4 ist IP-Anonymisierung Standard. Bei Google Ads und Meta-Pixel kann eine Übermittlung in die USA erfolgen (siehe Abschnitt 11). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie im Footer auf „Cookie-Einstellungen" klicken und „Nur notwendige" wählen.

Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung · Meta Datenschutzerklärung.

15. Schriftarten

Alle verwendeten Schriftarten werden lokal von unseren Servern ausgeliefert. Es findet kein Abruf von externen Schriftarten-Diensten statt.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)

Sie können Ihre Daten jederzeit im Dashboard unter „Konto" als JSON exportieren. Zur Löschung Ihres Kontos wenden Sie sich an support@bautagebuch.org oder nutzen Sie die Löschfunktion in Ihrem Konto.

17. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.