Fragenblatt · Produkt, Ablauf, Datenschutz
Antworten vor dem ersten Baustellentag.
Was das Produkt kann, wo menschliche Prüfung nötig bleibt und welcher Weg für das eigene Team sinnvoll ist.
Erste Schritte
Tägliche Nutzung
Berichte & PDF
Team & Rollen
Aufgaben & Mängel
Zeiterfassung (Pro & Business)
API & Webhooks (in Vorbereitung)
Konto & Abrechnung
Sicherheit & Datenschutz
Bautagebuch-Pflicht & Recht
Vergleich mit anderen Bautagebuch-Lösungen
Konkreter Bauleiter-Workflow
Erste Schritte
Auf bautagebuch.org/register E-Mail und Passwort eingeben. Du bekommst eine Bestätigungsmail: Link klicken und fertig. Keine Kreditkarte nötig, 14 Tage kostenlos.
Im Dashboard auf Neue Baustelle klicken. Name und Adresse reichen. Optional kannst du Auftraggeber, Zeitraum und ein Projektbild ergänzen.
Unter Team wählst du zuerst die Rolle und danach die Baustellen. Mitarbeiter und Externe kannst du für App, Telegram oder WhatsApp einladen. Für Bauleitung legst du zusätzlich die Rechtestufe je Baustelle fest und teilst den Einladungslink zum Beispiel per WhatsApp oder Telegram. Nach der Annahme kann die Person Browser, App, WhatsApp und Telegram nutzen. Der Zugangsweg ändert weder Rolle und Rechte noch den Preis.
Für deinen eigenen Zugang unter Konto → WhatsApp und Telegram bei Telegram auf Verbinden klicken und den Bot-Link öffnen. Mitarbeiter lädst du getrennt unter Team ein.
Für deinen eigenen Zugang unter Konto → WhatsApp und Telegram bei WhatsApp auf Verbinden klicken. WhatsApp ist in jedem Tarif enthalten, auch im Starter, ohne Aufpreis. Mitarbeiter lädst du unter Team ein.
Nein. WhatsApp und Telegram bleiben in jedem Tarif als einfache Erfassungskanäle enthalten. Wer lieber in der App arbeitet, kann optional einen App-Zugang erhalten. Messenger und App sind gleichwertige Wege in dieselbe Baustellendokumentation.
Nein. Du kannst die erste Baustelle und den ersten Bericht direkt in der App oder im Browser anlegen. WhatsApp oder Telegram verbindest du nur, wenn dein Team Fotos, Sprache und Text über einen bekannten Messenger erfassen soll.
In der Regel unter 5 Minuten. Konto erstellen, Baustelle anlegen, Team-Link teilen, fertig.
Ja. Die native iPhone- und iPad-App gibt es im App Store; Android ist in Vorbereitung. Chef, Bauleiter und eingeladene Mitarbeiter können damit arbeiten. Für reine Erfassung bleibt die App optional, weil WhatsApp und Telegram weiterhin unterstützt werden.
Tägliche Nutzung
Einfach ein Foto per WhatsApp, Telegram oder App senden. Es wird über die aktuelle Projektzuordnung sicher der richtigen Baustelle zugeordnet und im Feed angezeigt. Die Verarbeitung läuft über eine Warteschlange, damit kurzfristige Störungen nicht zum Verlust des Eintrags führen.
Sprachnachricht per WhatsApp, Telegram oder App senden. Die KI transkribiert automatisch und erstellt einen strukturierten Text. Über 90 Sprachen werden erkannt und ins Deutsche übersetzt.
Eine einzelne Sprachnachricht darf aktuell bis zu 5 Minuten lang sein. Für längere Baustellenrundgänge sendest du mehrere kurze Nachrichten; sie werden nacheinander verarbeitet und bleiben einzeln nachvollziehbar.
Drei Wege: (1) Im Telegram nach rechts swipen auf das Foto, dann Sprachnotiz oder Text als Antwort senden. Der Inhalt wird automatisch zur Bildbeschreibung im Bericht. (2) In WhatsApp das Foto lang drücken, „Antworten" wählen und Sprachnotiz oder Text schicken. (3) Im Web-Editor das Foto anklicken und im Lightbox-Fenster den Kommentar tippen. Die Caption erscheint im PDF rechts neben dem Foto.
Funktioniert genauso. Der Bot erkennt automatisch welches Foto gemeint war (über die Antwort-Kette). Du musst nicht extra zum Foto zurückscrollen.
Im Editor öffnest du das Foto, klickst auf „Verlauf · N überschriebene" unter den Kommentaren und siehst die alten Versionen. Mit „↩ Wiederherstellen" holst du die Original-Sprachnotiz zurück. Audit-Trail bleibt komplett erhalten.
Im Editor das Foto anklicken, im Lightbox „Bericht-Abschnitt zuordnen" wählen: Durchgeführte Arbeiten, Vorkommnisse, Anweisungen, Abnahmen, Prüfungen, Materialien oder Allgemein. Die manuelle Zuordnung schlägt die automatische Einordnung. In allen Tarifen verfügbar.
Im Editor das Foto anklicken. Im Lightbox-Fenster erscheint unter dem Sprachnotiz-Kommentar ein kleiner Audio-Player. Du kannst die Original-Aufnahme abspielen, falls der Transkript-Text unklar oder verkürzt ist. Das Audio bleibt zur Beweissicherung dauerhaft gespeichert.
Wenn dein Team-Kollege einen Foto-Kommentar überarbeitet, den du ursprünglich diktiert hast, bekommst du eine kurze Mitteilung im Dashboard. Im Editor → „Verlauf · N überschriebene" siehst du die alten Versionen und kannst sie mit einem Klick wiederherstellen. So bleibt nichts verloren.
Die Sprachnotiz wird trotzdem dauerhaft gespeichert (Audio in der Mediathek abrufbar) und erscheint im Bericht als separater Eintrag. Falls die Sprachnotiz als Antwort auf ein Foto gemeint war, wird ein Hinweis am Foto vermerkt. Du kannst dann im Editor manuell eine Beschreibung schreiben und das Audio weiterhin abspielen.
Ja. Im Dashboard kannst du Foto-Beschreibungen und Kommentare per Volltextsuche finden, egal ob sie per Sprachnotiz, Telegram-Antwort, WhatsApp oder direkt im Editor erfasst wurden. Suchergebnisse zeigen einen Snippet plus den Link zum Foto.
Jeder Eintrag wird einer Kategorie zugeordnet: Baufortschritt, Mangel, Lieferung, Abnahme, Prüfungen oder Anweisungen. Die KI schlägt die Kategorie automatisch vor. Du kannst sie im Editor mit einem Klick korrigieren.
Ja. Zusätzlich zur automatischen Einordnung kannst du jedem Foto eine frei wählbare Kategorie geben, nach Raum (Küche, Bad), Gewerk (Elektro, Sanitär) oder Status. Das ist deine eigene Sortier-Ebene, unabhängig von der automatischen Einordnung. Jede Firma legt ihre eigenen Kategorien an, das System schlägt passende zu deinem Gewerk vor. Fotos mit derselben Kategorie liegen danach in Galerie und Bericht zusammen, kein langes Suchen mehr. Den Katalog verwaltest du unter Medien → ⚙ Verwalten (anlegen, umbenennen, löschen, Reihenfolge).
Vier Wege: (1) Beim Senden per WhatsApp/Telegram die Bildunterschrift mit der Kategorie beginnen, z. B. „Küche, Blende falsch montiert". (2) Per Sprachnotiz als Antwort auf das Foto, beginnend mit der Kategorie („Küche, …"). (3) In der App beim Fotografieren in der Kategorie-Leiste wählen. (4) Im Web unter Medien (oder im Bericht auf das Foto klicken) auf die Kategorie tippen und wählen oder neu anlegen. Nachträglich jederzeit änderbar. Deine manuelle Wahl gilt immer.
In der Medien-Galerie oben auf Gruppieren → Kategorie umschalten, dann liegen z. B. alle Küchen-Fotos zusammen. Für den Bericht stellst du unter Medien → ⚙ Verwalten bei „Bericht gruppieren nach" auf Eigene Kategorien um. Standard bleibt die gewohnte VOB-Rubrik, damit sich an bestehenden Berichten nichts ungewollt ändert. Du entscheidest pro Firma.
Ja. Jede Baustelle hat einen eigenen Feed, eigene Medien und eigene Berichte.
Ja. In der Baustelle auf Baustelle abschließen klicken. Sie bleibt sichtbar, ist aber für neue Einträge per App, WhatsApp und Telegram gesperrt. Bei Bedarf kannst du sie jederzeit wieder öffnen und beim Abschluss optional direkt den Abschlussbericht erstellen.
Ja. Im Report-Editor kannst du Text, Kategorie und Reihenfolge jedes Eintrags bearbeiten, solange der Bericht noch im Entwurf ist.
Direkt im Bot beim Eintrag den Button Umbuchen tippen und die richtige Baustelle wählen. Alternativ im Dashboard den Eintrag öffnen und die Baustelle ändern. Funktioniert in Telegram und WhatsApp.
Ja. Innerhalb von 5 Minuten kannst du am Eintrag im Bot auf Verwerfen tippen. Danach lässt sich der Eintrag noch im Dashboard löschen.
Der Bot bündelt Foto-Serien zu einem Eintrag, damit der Bericht nicht zerfasert. Die Sammel-Antwort kommt nach kurzer Pause. Alle Fotos sind drin.
Im Report-Editor die Kategorie überschreiben. Das Feld wechselt automatisch von Auto- auf Manuell-Badge. Bei wiederholten Korrekturen lernt das System pro Konto dazu.
Ab Pro ein Foto oder PDF des Lieferscheins per WhatsApp oder Telegram senden. Die KI liest automatisch Lieferant, Material und Menge aus. Wenn die Lieferadresse nicht zur aktiven Baustelle passt, bekommst du einen Hinweis zum Umbuchen.
In der Mediathek unter Medien im Dashboard. Dort kannst du nach Baustelle und Medientyp (Fotos, Videos, Audio) filtern.
Ja. Wetterdaten werden automatisch zum Tagesbericht ergänzt. Du musst nichts manuell eintragen.
Berichte & PDF
Berichte werden automatisch aus den Einträgen eines Tages generiert. Jeder Bericht startet als Entwurf. Wetterdaten werden automatisch ergänzt.
Ein Entwurf kann im Report-Editor bearbeitet werden. Erst nach Freigabe ist der Bericht offiziell und kann als PDF exportiert oder geteilt werden.
Freigabebereit heißt: Die erforderlichen Berichtsteile sind vorhanden und du kannst direkt freigeben. Optional verbesserbar weist nur auf mögliche Ergänzungen hin; es ist keine Sperre. Vor der Freigabe prüft das System zusätzlich, ob sichtbare Aussagen durch die erfassten Fakten gedeckt sind.
Auto = die KI hat das Feld vorgeschlagen. Manuell = du oder ein Teammitglied hat es überschrieben. Mit dem Reset-Button pro Feld kommst du jederzeit zurück zum automatischen Vorschlag.
Der Hinweis erscheint, wenn der Eintrag vermutlich von einem anderen Leistungstag stammt (z.B. abends erfasst, gehört zum Vortag). Prüfe das Datum und korrigiere es bei Bedarf.
Im Berichte-Bereich auf Freigabe zurückziehen klicken. Der Bericht wird wieder als Entwurf editierbar. Der freigegebene Snapshot bleibt für die Historie erhalten. Nach der Anpassung neu freigeben.
Nach der Freigabe auf PDF herunterladen klicken. Der Bericht wird mit professionellem Layout generiert, mit Fotos, Kategorien, Zeitstempeln und Wetterdaten.
Nach der Freigabe erscheint in der App und im Browser die Aktion Unterschreiben, mit dem Finger (App) oder der Maus (Web) direkt ins Feld zeichnen. Die Unterschrift steht danach im PDF über der Bauleitungs-Linie. Mit „Für nächstes Mal merken" wird sie im Profil hinterlegt: beim nächsten Bericht genügt ein Tipp. Wird die Freigabe zurückgezogen, wird die Unterschrift automatisch entfernt. Der Bericht ist dann ja wieder änderbar.
Ab Pro: Teile den freigegebenen Bericht per Link. Der Auftraggeber öffnet ihn ohne Login und wählt Zur Kenntnis genommen, Inhalt bestätigt oder Einwand melden. Bei der Bestätigung kann er optional unterschreiben. Du wirst informiert und die Rückmeldung bleibt beim Bericht dokumentiert.
In einem für Leistungsnachweise freigeschalteten Business-Projekt beginnst du die Sprachnachricht ausdrücklich mit „Leistungsnachweis“, „Zusatzleistung“ oder „Regie“. Sprich danach normal weiter und nenne Projektbezug, Tätigkeit, Personen, Arbeitszeit, Fahrzeit, Strecke, Material, Geräte oder Auslagen. Bautagebuch legt nur einen Vorschlag an; gespeichert wird der Nachweis erst nach deiner Prüfung.
Erkannt und einzeln vorgeschlagen werden können Leistungsdatum und Beschreibung, Personal und Arbeitszeit, Fahrzeit, gefahrene Strecke, Fahrtkosten oder andere Auslagen sowie Material und Geräte. Fehlende oder unsichere Angaben werden sichtbar markiert und niemals stillschweigend erfunden.
Nein. Leistungsnachweise dokumentieren weiterberechenbare Zusatzleistungen am Projekt. Die Lohn-Zeiterfassung ist ein eigener Bereich. Eine aus Sprache erkannte Arbeits- oder Fahrzeit bucht deshalb niemals automatisch Mitarbeiterstunden.
Der Sprachvorschlag landet beim Projekt unter Leistungsnachweise. Dort prüfst du jede Position, ergänzt Belege und reichst den Entwurf zur Prüfung ein. Nur das Geschäftsführer-Konto gibt eine nummerierte Fassung aus und teilt sie. Der Empfänger öffnet den Link ohne Login und kann Kenntnisnahme, Bestätigung oder einen begründeten Einwand zurückmelden.
Eine ausgegebene Fassung wird nicht überschrieben. Du erstellst eine Korrektur, prüfst die Änderungen und gibst eine neue Revision aus. Frühere Fassungen, Freigaben, geteilte Links und Empfängerreaktionen bleiben nachvollziehbar; ein veralteter Link zeigt nicht heimlich einen geänderten Inhalt.
Ja. Bei Pro ist White-Label inklusive, beim Starter als Add-on für 9,90 €/Monat buchbar. Dein Logo erscheint auf jedem PDF.
Ja. Freigegebene Berichte können über einen öffentlichen Link geteilt werden. Der Empfänger braucht kein Konto.
Du kannst Mengen und Rechenformeln per Sprache erfassen und die erkannten Aufmaß-Zeilen im Bericht-Editor prüfen. Pro Baustelle steht anschließend ein Aufmaßblatt als Druck-/PDF-Ansicht und als Excel-kompatible CSV bereit. Ungeprüfte Zeilen müssen vor dem CSV-Export bestätigt werden.
Der Abschlussbericht fasst ein gesamtes Projekt per KI zusammen, alle Tagesberichte in einem Dokument. Verfügbar ab Pro.
Ja, ab Pro. Du kannst freigegebene Berichte direkt aus dem Dashboard per E-Mail verschicken.
Team & Rollen
Vier Rollen: Chef (Sieht alle Baustellen und verwaltet Nutzer, Rechte, Freigaben, Zeitdaten und Tarif.) Bauleitung (Sieht nur zugewiesene Baustellen; die Rechtestufe legt Lesen, Bearbeiten, Vorprüfen oder Final freigeben fest.) Mitarbeiter (Dokumentiert auf zugewiesenen Baustellen und sieht eigene Beiträge und Aufgaben.) Extern (Dokumentiert nur auf ausdrücklich zugewiesenen Baustellen und sieht eigene Beiträge und Aufgaben.)
Das Modell hat vier einfache Schritte: Nutzer → Rolle → Baustellen → Rechtestufe. Die Rolle beschreibt die Funktion im Team. Die zugewiesenen Baustellen bestimmen, welche Projekte sichtbar sind. Bei Bauleitern legt eine feste Rechtestufe fest, was erlaubt ist: Lesen, Bearbeiten, Vorprüfen oder Final freigeben. App, Browser, WhatsApp und Telegram sind nur Zugangswege und ändern die Rechte nicht.
Mitarbeiter und Externe können über App, Telegram oder WhatsApp eingeladen werden. Bei Bauleitung teilst du den Einladungslink zum Beispiel per WhatsApp oder Telegram; nach der Annahme stehen Browser, App, WhatsApp und Telegram offen. Unabhängig vom Weg bleibt dieselbe Person ein Nutzer mit derselben Rolle, denselben Baustellenrechten und demselben Preis.
Mitarbeiter erfassen Inhalte und sehen eigene Beiträge und Aufgaben. Bauleiter sehen auf ihren zugewiesenen Baustellen auch Berichtsentwürfe, Projektmedien, Pläne und Aktivität. Die gewählte Rechtestufe legt fest, ob sie nur lesen, bearbeiten, vorprüfen oder final freigeben.
Das hängt von seiner Rechtestufe ab: Final freigeben darf direkt veröffentlichen. Vorprüfen schließt nur die Vorprüfung ab; der Chef gibt danach final frei. Bearbeiten und Lesen dürfen nicht freigeben.
Starter für 69 €/Monat mit Kontoinhaber plus 3 zusätzlichen Nutzern, Pro für 129 €/Monat mit Kontoinhaber plus 10 zusätzlichen Nutzern, Business für 199 €/Monat mit Kontoinhaber plus 15 zusätzlichen Nutzern. Innerhalb dieses Kontingents vergibst du die Rollen Bauleitung, Mitarbeiter und Extern frei. Jeder weitere aktive benannte Nutzer kostet in jedem Tarif 29 €/Monat.
Jede aktive benannte Person neben dem Kontoinhaber zählt einmal, unabhängig von Rolle und Zugangsweg. Nutzt dieselbe Person App, Browser, WhatsApp und Telegram, bleibt es ein Nutzer. Ein Empfänger, der nur einen öffentlichen Berichtslink ohne eigenes Konto öffnet, belegt keinen Nutzerplatz.
Ja. Eine Person mit der Rolle Extern erhält einen Doku-Zugang für ausdrücklich ausgewählte Baustellen. Sie erfasst Fotos, Sprache und Notizen und sieht nur eigene Beiträge und Aufgaben – keine Berichtsentwürfe, Beiträge oder Originalmedien anderer.
Ja. Du legst pro Person die sichtbaren Baustellen fest. Alle aktuellen Baustellen ist eine Momentaufnahme; neue Baustellen werden separat freigegeben. Die Beschränkung wirkt in WhatsApp, Telegram, App und Browser gleich.
Unter Team beim Mitarbeiter den Baustellen-Zugang öffnen und die erlaubten Projekte auswählen. Änderungen wirken sofort in App, Browser, WhatsApp und Telegram; der Mitarbeiter muss sich nicht neu anmelden.
Nein. Mitarbeiter erfassen Inhalte und erledigen Aufgaben, können Berichte aber nicht freigeben. Freigeben dürfen der Chef und zugewiesene Bauleiter mit der Rechtestufe Final freigeben.
Unter Team beim Mitarbeiter In die App einladen wählen. Er bekommt den Link in seinen bestehenden WhatsApp-/Telegram-Chat. Es entsteht kein zweites Konto; Rolle, Baustellen und Rechte bleiben erhalten.
Nur mit der Rechtestufe Final freigeben. Dann verwaltet er das Projektteam innerhalb der zugewiesenen Baustellen, ohne Personen oder Projekte außerhalb seines Bereichs zu sehen. Die niedrigeren Rechtestufen dürfen das Team nicht verwalten.
Ja. Jeder Eintrag zeigt Absender, Uhrzeit und Baustelle.
Im Dashboard unter Team den Mitarbeiter auswählen und Entfernen klicken. Bestehende Einträge bleiben erhalten.
Aufgaben & Mängel
Unter Aufgaben & Mängel auf Aufgabe anlegen klicken. Alternativ beschreibst du den Punkt in einem Satz und lässt einen Vorschlag vorbereiten. Im verbundenen Messenger beginnst du mit „Aufgabe:" oder „Mangel:"; gespeichert wird erst nach deiner Bestätigung.
Baustelle, Art (Aufgabe oder Mangel), Titel, Beschreibung, Priorität, Fälligkeit und verantwortliche Person. Alle Angaben lassen sich später innerhalb deines Projektumfangs bearbeiten.
Chef und berechtigte Bauleiter verwalten Aufgaben nur in ihren freigegebenen Baustellen. Mitarbeiter sehen unter Meine Aufgaben & Mängel ausschließlich die Punkte, die ihnen zugewiesen sind.
Die zugewiesene Aufgabe öffnen und auf Als erledigt markieren tippen. Danach bewusst wählen, ob der Abschluss im Tagesbericht dokumentiert oder nur als Aufgabe abgeschlossen werden soll. Eine Abschlussnotiz ist optional. Ein Foto ist je nach Vorgabe optional oder verpflichtend; Person, Zeitpunkt und Auswahl bleiben nachvollziehbar gespeichert.
Ja. Chef oder berechtigter Bauleiter öffnet den Bereich Erledigt, wählt die Aufgabe aus und setzt sie wieder auf offen. Ein noch veränderbarer Berichtseintrag wird dabei zurückgezogen. Ein bereits freigegebener Tagesbericht bleibt unverändert; dafür ist bei Bedarf eine Änderungsfassung nötig.
Die Aufgabenliste lässt sich durchsuchen und nach Baustelle, verantwortlicher Person, Priorität und Fälligkeit filtern. Überfällige Punkte und Mängel werden in der Übersicht zusätzlich zusammengefasst.
Zeiterfassung (Pro & Business)
Direkt im Chat, den sie schon nutzen: morgens „bin da", abends „Feierabend", Pausen mit „pause 30". Wer nicht stempeln will, meldet pauschal „heute 8 stunden". Mit „meine stunden" sieht jeder seine eigene Wochenübersicht.
Im Dashboard unter Zeiterfassung auf Aktivieren klicken (ab Pro-Paket). Erst danach reagiert der Bot auf Stempel-Nachrichten. Für dein Team ändert sich sonst nichts.
Um 18 Uhr erinnert der Bot jeden, der noch eingestempelt ist, einmal freundlich ans Ausstempeln. Bleibt die Schicht trotzdem offen, wird sie beim nächsten „bin da" automatisch als „Feierabend vergessen" markiert. Du siehst das in der Wochenübersicht mit ⚠️ und trägst die Stunden per Korrektur nach, mit Pflicht-Grund, der im Audit-Protokoll landet.
Ja. Sagt jemand in einer Sprachnotiz klar z. B. „heute 8 Stunden gearbeitet", erfasst das System die Stunden zusätzlich zur normalen Doku-Notiz und bestätigt das in der Antwort. Es zählt nur die eindeutige Ansage. Beiläufige Stundenangaben („die Pumpe lief 2 Stunden") werden bewusst ignoriert, und wer eingestempelt ist, dessen Stempel hat Vorrang.
In der Wochenübersicht gibt es pro Mitarbeiter einen PDF-Stundenzettel (mit Unterschriftsfeldern) und für die ganze Woche einen CSV-Export fürs Lohnbüro. Wer mit einem DATEV-Steuerberater arbeitet, nutzt zusätzlich den DATEV-kompatiblen Lohnexport (LODAS-Bewegungsdaten): einmal Berater-/Mandantennummer und die Personalnummern hinterlegen, dann lädst du pro Monat eine Datei, die dein Steuerberater direkt in DATEV importiert.
Die Erfassung erfüllt die Kernanforderungen von §17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer werden taggleich dokumentiert, Korrekturen mit Grund protokolliert, und die Daten werden während der gesamten Vertragslaufzeit nie automatisch gelöscht. Die 2-Jahres-Aufbewahrung ist damit abgedeckt, solange dein Konto besteht. Wichtig: Bei einer Kündigung werden alle Kontodaten 30 Tage nach Vertragsende gelöscht. Exportiere die Stundenzettel (PDF/CSV) vorher, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht liegt bei dir als Arbeitgeber. Informiere dein Team über die Erfassung; in Betrieben mit Betriebsrat ist die Mitbestimmung (§87 BetrVG) zu beachten.
Nein, bewusst nicht. Es zählt nur, was dein Team aktiv schreibt, kein GPS, kein Tracking. Das macht die Einführung auch mit Betriebsrat unkompliziert.
Schick deinem Team z. B. diese Nachricht: Ab sofort erfassen wir Arbeitszeiten digital über unseren Baustellen-Chat (gesetzliche Pflicht, §17 MiLoG). Schreibt morgens einfach „bin da" und abends „Feierabend", Pausen mit „pause 30". Eure Stunden seht ihr jederzeit mit „meine stunden". Erfasst wird nur, was ihr selbst schreibt, kein GPS, kein Tracking. Die Daten nutzen wir ausschließlich für Stundenzettel und Lohnabrechnung; einsehen kann sie nur die Bauleitung. Gespeichert wird sicher auf Servern in Deutschland (bautagebuch.org), Aufbewahrung gesetzlich 2 Jahre. Fragen oder Korrekturen jederzeit an mich.
API & Webhooks (in Vorbereitung)
Noch nicht. Die Export-API ist in Vorbereitung und derzeit nicht als verfügbare Tarifleistung freigeschaltet.
Derzeit werden keine API-Schlüssel ausgegeben. Die Schlüsselverwaltung startet erst mit der freigegebenen Export-API.
Noch nicht. Webhooks für Drittsysteme sind in Vorbereitung und aktuell in keinem Tarif freigeschaltet.
Nein. Plane produktive Abläufe aktuell ohne Export-API und Webhooks. Beide Funktionen sind noch nicht freigegeben; einen verbindlichen Bereitstellungstermin gibt es nicht.
Geplant sind ein lesender Export von Projekten und Tagesberichten sowie Webhooks für ausgewählte Ereignisse. Einen verbindlichen Starttermin gibt es noch nicht. Den aktuellen Stand findest du unter bautagebuch.org/entwickler.
Konto & Abrechnung
Drei Tarife: Starter für 69 €/Monat mit Kontoinhaber plus 3 zusätzlichen Nutzern, Pro für 129 €/Monat mit Kontoinhaber plus 10 zusätzlichen Nutzern, Business für 199 €/Monat mit Kontoinhaber plus 15 zusätzlichen Nutzern. Alle Tarife haben unbegrenzte Baustellen, WhatsApp und Telegram inklusive und 14 Tage kostenlose Testphase ohne Kreditkarte. Beim Jahresabo sparst du 25 %.
Ja, jederzeit unter Konto → Tarife. Beim Upgrade wird anteilig abgerechnet.
14 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang. Keine Kreditkarte nötig.
Deine Daten bleiben vollständig erhalten. Der App-Zugang wird auf die Konto- und Tarife-Seite eingeschränkt, bis du einen Tarif buchst. Sobald gebucht, hast du sofort wieder vollen Zugang, keine Datenübertragung nötig.
Ein zusätzlicher Nutzer kostet in jedem Tarif 29 €/Monat. Seine Rolle kann Bauleitung, Mitarbeiter oder Extern sein. White-Label PDF kostet 9,90 €/Monat und ist ab Pro inklusive. WhatsApp und Telegram sind in jedem Tarif enthalten.
Ja. Unter Konto → Einstellungen → Daten exportieren gibt es einen JSON-Export (DSGVO Art. 15 und 20).
Unter Konto → Tarife → Abo kündigen. Das Abo endet zum nächsten Abrechnungszeitraum. Deine Daten bleiben erhalten: exportieren über Konto → Einstellungen → Daten exportieren, vollständige Löschung über Konto → Rechtliches & Konto.
Ja. Unter Konto → Rechtliches & Konto findest du den Button „Konto löschen". Alle Daten werden dauerhaft entfernt.
Unter Konto → E-Mail-Adresse ändern gibst du die neue Adresse und dein aktuelles Passwort ein. Du bekommst einen Bestätigungslink an die neue Adresse. Erst nach Klick ist die Umstellung aktiv. Parallel geht eine Sicherheits-Info an die alte Adresse. Stripe-Rechnungen werden automatisch nachgezogen. Funktioniert für Chef, Bauleiter und Mitarbeiter.
Sicherheit & Datenschutz
Bautagebuch Cloud in Deutschland. Alle Daten liegen auf deutschen Servern. Originale (Fotos, Sprachnotizen) bleiben nachvollziehbar gespeichert.
WhatsApp-Nachrichten laufen über die WhatsApp Business API von Meta (Meta Platforms Ireland) — Meta verarbeitet dabei Telefonnummer, Nachrichteninhalte samt Medien und Zustellinformationen, wie bei jeder geschäftlichen WhatsApp-Nummer. Private Chats und interne Gruppen deines Teams werden nicht mitgelesen. Gespeichert werden Berichte und Originale danach auf Servern in Deutschland. Details in der Datenschutzerklärung; wer den Weg über Meta ganz vermeiden will, erfasst per iPhone-App oder Browser.
Für freigeschaltete Business-Konten kann nach einem Setup-Check ein eigener WebDAV-Server angebunden werden. Berichte, Exporte und unterstützte Medien werden dort in festen Projekt-/Jahrespfaden gespiegelt. Die Bautagebuch-Originale bleiben zusätzlich erhalten, damit Freigaben und Wiederherstellung zuverlässig funktionieren. Die Freischaltung erfolgt begleitet über den Support.
Ja. Rollen, Rechte, Datenexport und Löschung sind voll abgebildet. AVV verfügbar unter /avv.
Die KI nutzt ausschließlich deine Einträge und erfindet keine Inhalte. Deine Daten werden nicht für das Training der eingesetzten KI verwendet.
Ja. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS/SSL). Server in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum.
Nur du und dein Team, gesteuert über Rollen und Rechte.
Bautagebuch-Pflicht & Recht
Das hängt von Vertrag, Rolle, Auftraggeber und anwendbaren Vorschriften ab. Eine pauschale Pflicht für jeden Baubeteiligten und jedes Projekt gibt es nicht. Prüfe Vertragsunterlagen und konkrete Dokumentationspflichten im Zweifel mit fachkundiger rechtlicher Unterstützung.
Nicht pauschal. Digitale Quellen, Zeitstempel und Änderungsprotokolle können die Nachvollziehbarkeit verbessern. Welche Beweiskraft ein Bericht hat, beurteilt sich nach Inhalt, Vollständigkeit, Erstellungsprozess und Einzelfall. bautagebuch.org ersetzt keine Rechtsberatung.
Die passende Aufbewahrungsdauer hängt unter anderem von Vertrag, Gewährleistung, steuerlichen Unterlagen, Projektrolle und möglichen Ansprüchen ab. Lege sie projektspezifisch fest und hole bei Unsicherheit rechtlichen oder steuerlichen Rat ein.
Typische Angaben sind Datum, Wetter, Personal und Gewerke, ausgeführte Leistungen, Lieferungen, besondere Vorkommnisse, Behinderungen, Mängel, Anweisungen und passende Fotos. Welche Angaben verpflichtend sind, ergibt sich aus Rolle, Vertrag und Projekt.
Eine Behinderungsanzeige kann für Ansprüche aus einem VOB/B-Vertrag entscheidend sein und muss grundsätzlich unverzüglich erfolgen. Frist, Form und Inhalt hängen vom konkreten Vertrag und Sachverhalt ab. Der kostenlose Generator liefert nur einen Entwurf und keine Rechtsberatung.
Das kann je nach vertraglichen Vorgaben möglich sein. Entscheidend sind vollständige, zeitnahe und nachvollziehbare Angaben sowie ein geeigneter Umgang mit Fotos und Änderungen. Eine Software ist kein Ersatz für einen sauberen Dokumentationsprozess.
Ein Gruppenchat allein bildet Projektstruktur, Berichtsrubriken, Freigabe und Export meist nicht vollständig ab. bautagebuch.org liest keine interne Gruppe mit, sondern übernimmt nur Quellen, die im direkten 1:1-Chat an die bautagebuch-Nummer geschickt werden.
Vergleich mit anderen Bautagebuch-Lösungen
PlanRadar deckt ein breites Bau- und Immobilienmanagement mit Plänen, Tickets und Mängeln ab. bautagebuch.org konzentriert sich stärker auf Tagesberichte aus Foto und Sprache mit Messenger-Eingang. Funktionen und aktuelle Preise sollten vor einer Entscheidung auf den jeweiligen Anbieterseiten geprüft werden.
Capmo ist eine breiter angelegte Baumanagement-Plattform. bautagebuch.org fokussiert den Tagesbericht und die Erfassung über direkte Messenger-Chats. Entscheidend sind der benötigte Funktionsumfang, die Einführung im Team und die aktuell veröffentlichten Konditionen.
Dalux Field adressiert unter anderem modell- und planbezogene Baustellenprozesse. bautagebuch.org richtet sich an Teams, die vor allem laufende Quellen zu einem Tagesbericht zusammenführen wollen. Für BIM- und umfangreiche Planprozesse kann Dalux passender sein.
Das hängt vom heutigen Aufwand und der tatsächlichen Teamnutzung ab. Im Feldpilot werden Bearbeitungszeit, dokumentierte Projekttage und Korrekturen vor und nach der Einführung verglichen, statt eine pauschale Ersparnis zu versprechen.
Es gibt keine universell beste Lösung. Vergleiche Tagesbericht, Mängel- und Planmanagement, BIM/ERP-Bedarf, Erfassungskanal, Rollen, Export, Datenschutzweg und Gesamtpreis. bautagebuch.org ist besonders auf Tagesberichte aus Foto und Sprache ausgerichtet.
Konkreter Bauleiter-Workflow
Beispiel: Morgens werden Wetter und Mannschaft festgehalten, im Tagesverlauf folgen Fotos und Sprachnotizen. Daraus wird ein Berichtsentwurf vorbereitet. Am Ende des Bautags prüft die Bauleitung Angaben, korrigiert bei Bedarf und gibt den Bericht frei.
Ja. Telegram und WhatsApp puffern Nachrichten lokal und senden sie, sobald wieder Empfang da ist. Auf der Baustelle ohne Empfang gehen Fotos und Sprachnotizen also nicht verloren. Sie werden mit der nächsten Funkzelle automatisch übertragen.
Ja. Bauleitung ist in jedem Tarif eine frei wählbare Rolle innerhalb des Nutzerkontingents. Jeder Bauleiter sieht nur die zugewiesenen Baustellen. Die Rechtestufe pro Baustelle legt fest, ob er nur lesen, bearbeiten, vorprüfen oder final freigeben darf. Im Business-Tarif kommen erweitertes Aktivitäts-Tracking und zusätzliche Projektfunktionen hinzu.
Für die Erfassung muss keine zusätzliche App installiert werden. Der Polier kann im direkten Telegram- oder WhatsApp-Chat senden. Ob der Ablauf im konkreten Team besser angenommen wird, sollte auf einer echten Baustelle getestet werden.
Die KI kann Gewerk und Berichtsrubrik aus Quelle und Beschreibung vorschlagen. Die Baustelle folgt dem aktiven Projekt und wird in der Bestätigung sichtbar; bei mehreren Projekten kann sie gewählt oder gewechselt werden. Vor der Freigabe bleibt die Zuordnung korrigierbar.
Optional ja. Ab Pro können freigegebene Berichte über das Bauherr-Portal geteilt, kommentiert und bestätigt werden. Zugriffsweg und Inhalt sollten vor dem Teilen geprüft werden.